Cara Membuat Business Continuity Plan Yang Efektif

Kita jarang berpikir bahwa bencana dapat kapan saja terjadi. Bencana merupakan kejadian unik yang terjadi secara tak terduga. Di sinilah rencana kesinambungan bisnis (Business Continuity Plan) memainkan peranan penting. Untuk memberikan perusahaan anda kemampuan tetap beroperasional saat terjadi bencana. Anda harus menempatkan rencana teruji ditangan semua personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap bagian dari rencana tersebut. Kurangnya rencana akan memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan untuk pulih dari suatu peristiwa atau kejadian.

Perbedaan Business Continuity Plan Dengan Disaster Recovery Plan

Perbedaan Business Continuity Dengan Disaster Recovery

Kelangsungan bisnis (BC) mengacu pada fungsi mempertahankan bisnis atau untuk cepat melanjutkan operasi setelah terjadi bencana, baik yang disebabkan oleh kebakaran, banjir, penyakit epidemi atau serangan berbahaya di Internet. Sebuah BC Plan menguraikan prosedur dan petunjuk yang harus diikuti dalam menghadapi bencana tersebut; mencakup proses bisnis, aset, sumber daya manusia, mitra bisnis dan banyak lagi.

Banyak orang berpikir rencana pemulihan bencana sama dengan rencana kesinambungan bisnis. Rencana DR (disaster recovery plan) berfokus pada pemulihan infrastruktur TI dan operasi setelah krisis. Ini sebenarnya hanya sebagai salah satu bagian dari BC Plan yang lengkap, untuk keberlanjutan operasional perusahaan. Apakah Anda memiliki cara untuk mendapatkan SDM, manufaktur, penjualan, dan dukungan fungsional sehingga perusahaan dapat terus menghasilkan uang setelah bencana?

Sebagai Contoh

Jika bangunan yang menjadi markas layanan pelanggan Anda tergenang banjir dan putus listrik, apakah Anda tahu bagaimana mereka dapat menangani panggilan pelanggan? Apakah mereka bekerja dari rumah untuk sementara waktu ? atau apakah mereka dapat bekerja dari lokasi alternatif? Perusahaan seperti Elitery menjual akses ke ruangan pusat pemulihan bencana yang mencakup meja, telepon dan komputer di pusat-pusat pemulihan mereka, bersama dengan server-dan layanan DR berbasis perangkat.

Perhatikan bahwa analisis dampak bisnis adalah bagian lain dari BCP. Analisa dampak bisnis (Business Impact Analysis – BIA) mengidentifikasi dampak mendadak terhadap kehilangan fungsi bisnis, biasanya diukur dalam biaya. Analisis tersebut juga membantu Anda mengevaluasi apakah Anda harus outsource kegiatan non-inti dalam BCP Anda. BIA pada dasarnya membantu Anda melihat seluruh proses organisasi dan menentukan mana yang paling penting.

Membuat Business Continuity Plan Yang EfektifKenapa Business Continuity Planning Sangat Penting ?

Baik dalam menjalankan bisnis kecil atau perusahaan besar, Anda berusaha untuk tetap kompetitif. Bahwa sangat penting untuk dapat mempertahankan pelanggan dalam kondisi apapun sambil meningkatkan basis pelanggan. Pengujian terhadap dampak bencana mendadak merupakan salah satu pengujian terbaik terhadap kemampuan mempertahankan pelanggan.

Memulihkan sistem IT sangat penting pada sebagian besar perusahaan. Banyak solusi pemulihan bencana yang tersedia. Anda dapat mengandalkan teknologi informasi untuk menerapkan solusi tersebut. Tapi bagaimana dengan sisa fungsi bisnis Anda? masa depan perusahaan Anda tergantung pada orang dan proses. Mampu menangani insiden apapun secara efektif sehingga dapat memiliki efek positif pada reputasi dan nilai pasar perusahaan Anda, dan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Pertama, Buat Rencana Bisnis Continuity

Jika organisasi Anda tidak memiliki rencana BC di tempat, mulai dengan menilai proses bisnis Anda. Tentukan daerah mana yang rawan, dan wilayah yang berpotensi mengalami kerugian jika proses tersebut terhenti beberapa hari atau minggu. Ini pada dasarnya adalah (BIA) atau analisa dampak bisnis.

Selanjutnya, mengembangkan rencana. Anda dapat menggunakan sejumlah template gratis yang tersedia secara online atau menemukan rencana sebenarnya yang diterbitkan oleh sebuah organisasi yang serupa dengan Anda dengan melakukan modifikasi sesuai kebutuhan.

Ada enam langkah umum yang terlibat dalam cara membuat rencana business continuity plan yang efektif:

  • Mengidentifikasi ruang lingkup rencana.
  • Mengidentifikasi area bisnis utama.
  • Mengidentifikasi fungsi penting.
  • Mengidentifikasi dependensi antara berbagai bidang bisnis dan fungsi.
  • Tentukan jumlah downtime yang dapat diterima untuk setiap fungsi kritis.
  • Buat rencana untuk mempertahankan operasi.

Salah satu alat batu dalam perencanaan kelangsungan bisnis umum adalah daftar yang mencakup perlengkapan dan peralatan, lokasi backup data dan situs cadangan, di mana rencana tersebut tersedia dan siapa yang harus memilikinya, dan informasi kontak untuk responden darurat, personil kunci dan penyedia situs cadangan tersebut.

Ingat bahwa rencana pemulihan bencana merupakan bagian dari rencana kesinambungan bisnis. Jadi anda harus banyak berdiskusi dengan departemen TI Anda untuk memastikan secara aktif terhadap pengembangan rencana DR tersebut.

Ketika Anda membuat rencana Anda, pertimbangkan wawancara personil kunci dalam organisasi yang pernah mengalami keberhasilan dalam mengatasi keadaan bencana. Orang biasanya ingin berbagi “cerita perang” dan langkah-langkah serta teknik (atau ide-ide cerdas) yang menyelamatkan. Wawasan mereka bisa membuktikan dan sangat berharga dalam membantu Anda untuk menyusun rencana kesinambungan bisnis yang kuat.

Kemudian, Uji Rencana Business Continuity Anda

Anda harus menguji rencana tersebut dengan ketat. Aga dapat mengetahui apakah BCP tersebut sudah lengkap dan akan dapat memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Banyak organisasi menguji rencana kesinambungan bisnis dua sampai empat kali dalam setahun. Jadwal tergantung pada jenis organisasi, jumlah pergantian personil kunci dan jumlah proses bisnis serta perubahan TI yang terjadi sejak putaran terakhir pengujian.

Tes umum termasuk latihan table-top, menjalankan proses secara terstruktur dan simulasi. Tim pengujian biasanya terdiri dari koordinator pemulihan dan anggota dari masing-masing unit fungsional.

Latihan table-top biasanya terjadi di ruang konferensi dengan meneliti rencana, mencari celah dan memastikan bahwa semua unit bisnis telah dimasukkan dalma rencana ini.

Dalam menjalankan proses terstruktur, setiap anggota tim berjalan melalui komponen atau rencana rinci untuk mengidentifikasi kelemahan. Seringkali, tim bekerja melalui tes dengan bencana tertentu dalam bayangan saja atau secara teori. Beberapa organisasi menggabungkan latihan bencana role-playing menjadi terstruktur. Setiap kelemahan harus diperbaiki dan rencana yang diperbarui didistribusikan kepada semua staf yang bersangkutan.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk melakukan latihan evakuasi darurat secara lengkap, setidaknya sekali setahun. Jenis tes memungkinkan Anda menentukan apakah Anda perlu membuat pengaturan khusus untuk mengevakuasi anggota staf yang memiliki keterbatasan fisik.

simulasi pengujian bencana harus dilakukan setiap tahun. Tes ini membuat lingkungan yang mensimulasikan bencana yang sebenarnya, dengan semua peralatan, perlengkapan, dan personel (termasuk mitra bisnis dan vendor) yang akan dibutuhkan. Tujuan dari simulasi adalah untuk menentukan apakah Anda dapat menjalankan fungsi bisnis penting selama bencana.

Pada setiap tahap pengujian rencana kesinambungan bisnis, beberapa karyawan baru di tim juga uji. Mungkin mereka dapat mendeteksi kesenjangan atau penyimpangan informasi yang terabaikan oleh anggota tim berpengalaman.

Terakhir, Review dan Perbarui Business Continuity Plan Anda

Banyak usaha yang dilakukan dalam membuat pengujian awal BCP. Setelah pekerjaan itu selesai, beberapa organisasi membiarkan rencana tersebut dan merasa aman terhadap bencana. Ini sangat umum, karena mereka memiliki tugas yang lebih penting untuk diperhatikan. Ketika ini terjadi, rencana tersebut menjadi basi dan tidak ada gunanya bila diperlukan.

Teknologi berkembang, karyawan datang dan pergi, sehingga rencana tersebut perlu diperbaharui secara terus menerus. Setidaknya, libatkan personil kunci setiap tahun untuk meninjau rencana dan mendiskusikan setiap daerah yang harus diubah.

Sebelum review, kumpulkan umpan balik dari setiap staf untuk dimasukkan ke dalam rencana. Minta semua departemen atau unit bisnis untuk meninjau rencana, termasuk lokasi cabang atau unit terpencil lainnya. Jika Anda sudah terlanjur mengalami situasi bencana dan harus menempatkan rencana ke dalam tindakan, pastikan untuk memasukkan pengalaman tersebut untuk pertimbangan di masa depan. Banyak organisasi melakukan tinjauan di tandem dengan latihan table-top atau menjalankan proses mitigasi secara terstruktur.

pusat mitigasi bencana dan pemulihan

Cara Memastikan Dukungan dan Kesadaran Business Continuity Plan

Salah satu cara untuk memastikan rencana Anda tidak berhasil adalah untuk mengadopsi sikap santai terhadap pentingnya BCP. Setiap rencana kesinambungan bisnis harus didukung dari atas sampai bawah. Itu berarti manajemen senior harus terlibat saat membuat dan memperbarui rencana; tidak ada yang bisa mendelegasikan tanggung jawab kepada bawahan. Selain itu, rencana tersebut kemungkinan akan tetap segar dan layak jika manajemen senior membuat prioritas dengan mendedikasikan waktu untuk diperiksa dan pengujian yang memadai.

Manajemen merupakan kunci untuk mempromosikan kesadaran pengguna. Jika karyawan tidak tahu tentang rencana itu, bagaimana mereka dapat bereaksi dengan tepat ketika terjadi downtime? Meskipun distribusi rencana dan pelatihan dapat dilakukan oleh manajer unit bisnis atau staff HR, memiliki mitra konsultan berpengalaman yang dapat melatih dan menekankan arti pentingnya BCP dapat menguatkan strategi BCP anda. Ini akan memiliki dampak yang lebih besar pada semua karyawan, memberikan rencana kredibilitas dan urgensi.

Comments (3)

  1. […] Disaster Recovery merupakan bagian dari sebuah Business Continuity Plan yang baik. Dengan rencana mitigasi bencana, BCP anda dapat berjalan efektif.  […]

  2. […] cloud, colocation atau model lain. Belajar dari studi kasus downtime dari perusahaan lain dapat meningkatkan kualitas rencana BCP Anda dalam memenuhi kebutuhan bisnis yang terus […]

  3. […] ini hadir dalam perencanaan keberlanjutan bisnis. Namun saran saya dalam konteks serangan situs web adalah, jika menjalankan situs hasil back-up […]

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *