Manajemen Penyimpanan Data Yang Wajib Diketahui

Manajemen Penyimpanan Data Yang Wajib DiketahuiJika Anda berpikir back up file dan perangkat lunak ke perangkat penyimpanan atau cloud storage secara otomatis akan melestarikan dan melindungi perusahaan atau instansi anda, pikirkan lagi. Para ahli manajemen penyimpanan data membahas langkah-langkah apa yang perlu Anda ambil untuk benar mengelola dan menyimpan data, disinilah mengapa dengan backup data saja masih belum cukup.

Sebelum memutuskan di mana atau bagaimana data terstruktur dan tidak terstruktur akan disimpan, perusahaan harus wajib mengetahui terlebih dahulu jumlah dan jenis data yang mereka miliki bersama dengan maksud dan tujuan di balik menyimpan informasi tersebut. Dengan memiliki latar belakang yang jelas dapat membantu menentukan rute yang akan dipakai, apakah membangun solusi on-premise (colocation hardware) atau pindah ke cloud storage, atau beberapa kombinasi dari keduanya (hybrid). Setelah itu barulah dapat merumuskan strategi manajemen penyimpanan data.

Beberapa Faktor Penting Dalam Manajemen Penyimpanan Data

Berikut beberapa saran mengenai langkah-langkah apa yang perlu diambil untuk memilih solusi penyimpanan data yang tepat bagi perusahaan dan instansi pemerintahan, serta bagaimana dapat lebih menjamin data agar dapat lebih terlindungi dan dapat dipulihkan jika terjadi sesuatu (recovery).

  1. Memahami Data

    Semua data tidak sama, dengan memahami kepentingan sebuah data terhadap urusan sangat penting untuk menentukan strategi penyimpanan data. Jadi, ketika merumuskan kebijakan manajemen penyimpanan data, kaji ulang dengan pertanyan berikut:

    • Jika data hilang, data mana saja yang perlu cepat dipulihkan ?
    • Data mana saja yang memerlukan akses lebih cepat ?
    • Berapa lama saya harus menyimpan data ?
    • Data mana saja yang lebih penting untuk diperhatikan keamanannya ?
    • Apa persyaratan peraturan harus ditaati terhadap data yang disimpan ?
  2. Jangan Abaikan Data Yang Tidak Terstruktur

    Pikirkan tentang bagaimana Anda mungkin ingin menggabungkan data multi-terstruktur dari sistem transaksional dengan data semi-terstruktur atau tidak terstruktur dari server email Anda, sistem file jaringan, dll, menurut pakar solusi penyedia database.Pastikan bahwa platform manajemen data yang Anda pilih dapat memfasilitasi Anda menggabungkan semua jenis data tersebut tanpa batasan peridoe.

  3. Pahami Kebijakan Kepatuhan Prosedur

    Jika Anda adalah perusahaan publik atau yang beroperasi dalam industri yang sangat diatur seperti jasa keuangan atau kesehatan, dimana sebuah batasan telah ditetapkan secara ketat untuk memenuhi kepatuhan dan keamanan maka harus dapat dipahami resiko kegagalan sistem yang dapat menyebabkan pinalti, suspend atau masalah hukuman berat. Jadi jika anda memilih jasa managed storage services pada pihak ketiga (outsourced), pastikan bahwa provider managed service tersebut memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mendukung syarat kepatuhan secara aman.

  4. Menetapkan Kebijakan Retensi Data

    Mengatur kebijakan retensi data yang benar adalah suatu keharusan bagi kebijakan internal dan kepatuhan hukum yang berlaku pada tiap-tiap bidang. Beberapa data harus disimpan selama bertahun-tahun, sedangkan data lain mungkin hanya diperlukan untuk beberapa hari.

    Saat menyiapkan proses, identifikasi data yang paling penting bagi perusahaan dan prioritaskan sumber daya manajemen penyimpanan data yang tepat. Misalnya, email mungkin menjadi prioritas utama perusahaan, tetapi menyimpan dan pengarsipan data email untuk satu kelompok tertentu mungkin lebih penting daripada kelompok lain, pastikan prioritas ini ditetapkan sebagai sumber manajemen data yang dapat difokuskan pada tugas-tugas yang paling penting.

  5. Fokus Hanya Pada Solusi Yang Sesuai Dengan Data Anda

    Banyak persepsi bahwa satu-satunya pilihan dalam mengadakan solusi peyimpanan data adalah apakah mereka perlu DAS, SAN atau NAS. Meskipun hal tersebut merupakan pilihan penting, namun tidak cukup sampai disitu saja, sementara seperti Fibre Channel SAN dapat diandalkan untuk mengurangi latency pada operasi baca / tulis di lingkungan database terstruktur, namun dilain sisi pada lingkungan yang tidak terstruktur seperti Video mungkin saja latency akan jauh lebih besar dari solusi fisik penyimpanan data yang lain.

    Dari paparan tersebut diatas, dapat dipahami bahwa sebuah solusi penyimpanan belum tentu cocok untuk kebutuhan lainnya, jalan keluarnya adalah dengan mempertimbangkan karakteristik beban kerja dan memilih strategi penyimpanan yang tepat untuk tiap pekerjaan tersebut, tidak dapat disama ratakan.

    Demikian pula dalam mencari solusi yang menyediakan fleksibilitas untuk memilih mana data disimpan: pada premis dan / atau di cloud storage. Solusinya harus memungkinkan Anda untuk memanfaatkan investasi yang ada di platform data seperti berbagi jaringan dan SharePoint.

    Dan seperti banyak di perusahaan modern yang memiliki karyawan mobile, manajemen data dan penyimpanan solusi yang Anda pilih harus dioptimalkan untuk platform mobile dan virtual, selain desktop dan laptop serta dapat memberikan pengalaman yang konsisten di seluruh platform apapun, termasuk kemampuan editing dan pengalaman intuitif di perangkat mobile, desktop virtual atau desktop.

  6. Jangan Biarkan Biaya Dimuka Mendikte Keputusan Anda

    Biaya riil penyimpanan data berasal dari solusi yang berjalan selama beberapa tahun. Jadi, pastikan Anda benar-benar memahami biaya operasi anda atau total biaya kepemilikan, seperti: personil, dukungan pihak ketiga, monitoring, bahkan resiko kehilangan data yang termasuk intangible cost, yang tentunya membawa kesemua itu akan menyebabkan terjadinya biaya. Hal tersebut dapat membuat anda mencegah anda tergoda dengan biaya dimuka untuk pengadaan dan distribusi solusi penyimpanan data di organisasi anda yang ditawarkan oleh para venor.

    Banyak pengguna membeli perangkat penyimpanan data (sistem atau jasa) karena tergoda diskon awal yang besar dan mulai mengabaikan untuk memikirkan biaya mereka tahunan terhadap solusi penyimpanan data yang dipilih.

    Faktor skalabilitas, teknologi terbaru, dan biaya operasi seperti listrik, administrasi, biaya sewa ruangan dan dukungan pembaharuan dari waktu ke waktu dapat membuat perbedaan besar dalam solusi penyimpanan dipilih. Mempertimbangkan implikasi jangka panjang dari karakteristik penyimpanan tersebut dan membeli penyimpanan yang menyediakan total biaya kepemilikan dari waktu ke waktu yang terbaik dapat mengurangi kemungkinan bahwa biaya jangka panjang akan jauh melebihi diskon jangka pendek.

  7. Gunakan Pendekatan Penyimpanan Bertingkat

    Hemat anggaran perusahaan hanya dengan menggunakan perangkat storage tercepat seperti SSD untuk data yang aktif digunakan dengan memanfaatkan platform lebih murah seperti cloud untuk menyimpan arsip atau data cadangan untuk skala yang lebih kecil. Pastikan sistem dapat memanfaatkan tingkatan penyimpanan yang berbeda sehingga kinerja tetap stabil disaat terjadi perubahan pada aplikasi dimana anda tidak perlu merancang ulang sistem penyimpanan anda.

  8. Pahami Penyedia Cloud Yang Anda Gunakan

    Semua penyimpanan cloud tidak dibuat secara sama, karena beberapa layanan cloud dioptimalkan untuk menangani pengarsipan, yang lain memiliki kinerja dan stabilitas untuk bertindak sebagai back end untuk sistem penyimpanan data primer, dan yang lain yang bisa jadi tidak sebanding dengan risiko untuk tujuan apa pun. Biaya cloud terendah mungkin dapat berakhir menjadi jauh lebih mahal dalam jangka panjang jika data hilang atau tidak dapat diakses seperti kejadian Verizon yang menghentikan salah satu unit bisnis cloud mereka.

  9. Berhati-hati Mengevalusi Penyedia Layanan Cloud Storage

    Ada banyak solusi penyimpanan yang layak di pasar yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda. Pilihlah penyedia penyimpanan yang memiliki dukungan teknis yang sangat baik dan juga tim support yang penuh perhatian. mereka biasanya memiliki dampak besar untuk organisasi Anda ketika masalah muncul dalam jaringan penyimpanan. Kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara tepat waktu akan sangat penting untuk kesuksesan bisnis anda.

    Membuat daftar terhadap seluruh solusi perlindungan data merupakan hal penting, tanyakan ke vendor berapa banyak dari daftar tersebut dapat dipenuhi mereka. Perusahaan yang mencari jasa penyedia penyimpanan data harus memperhatikan kapasitas secara lebih jelas, kinerja, ketersediaan dan toleransi kesalahan. Hal ini juga penting untuk mencari penyedia yang menawarkan fitur-fitur inovatif seperti thin provisioning, tiering dan deduplication.

    Perlu di ingat juga, bahwa tidak semua risiko dapat dialihkan ke pihak lain terutama untuk hal yang terkait dengan data karena tetap saja perusahaan anda sendiri yang bertanggung jawab untuk data tersebut. Tanggung jawab ini termasuk melakukan due diligence tidak hanya selama pengadaan, tetapi melalui proses berjalan dengan penyedia cloud storage tersebut. Hal ini juga berarti jika skenario terburuk terjadi, perusahaan anda harus memiliki kontrak yang sesuai untuk menutupi biaya akibat kesalahan teknis.

  10. Jangan Berlebihan Menyimpan Data

    Banyak perusahaan tidak memiliki rencana penyimpanan data secara strategis, mereka cenderung untuk menangkap dan menyimpan data sehinga menjadi berlebihan.

    Pencegahan penyimpanan data secara berlebihan berguna untuk mengurangi biaya pembelian hardisk pada perusahaan yang lebih berhati-hati untuk merencanakan apa yang harus disimpan. Namun dengan kapasitas yang lebih terjangkau, kecenderungannya adalah untuk menyimpan segala sesuatu. Masalahnya adalah mengidentifikasi mana data yang masih dibutuhkan dan mana yang sudah tidak dibutuhkan, serta maslaah pada kinerja database. Jadi sebelum menyimpan data, analisa terlebih dahulu dan pilih data yang paling dapat penting, serta menghapus seluruh salinan yang sudah tidak diperlukan.

  11. Pastikan Data Anda Aman

    Keamanan harus menjadi prioritas pertama dalam manajemen penyimpanan data di semua lingkungan Teknologi Informasi. Keamanan harus mencakup dua hal: aman secara fisik maupun secara virtual. Data tersebut juga perlu dienkripsi sehingga tidak dapat dibaca atau digunakan oleh pihak ketiga yang tidak berkepentingan jika data tersebut sempat di curi oleh pihak lain.

    Selain itu, perusahaan perlu mem-backup data terenkripsi ke perusahaan penyedia data center yang aman baik secara lokasi maupun secara ISO 270001, sehingga dalam keadaan darurat atau bencana alam, sistem dan data perusahaan dapat cepat dipulihkan.

  12. Optimalisasi dengan Menggunakan Teknologi Deduplikasi, Snapshot dan Kloning

    Hal ini dapat menghemat cukup banyak ruang, sambil memberikan kontrol versi data Anda. Beberapa lebih file sistem terbaru seperti ZFS dapat melakukan semua ini dengan sistem open source, dimana produk komersial seperti NetApp telah melakukannya selama bertahun-tahun dan keduanya dapat menjadi pertimbangan pilihan anda.

    SAN snapshot sekarang dapat digunakan sebagai solusi backup dimana anda dapat menyimpan cadangan tersebut secara offsite atau secara otomatis mengirimkan ke data center tempat colocation server anda, dengan hal ini dapat dimungkin untuk membuat cadangan beberapa kali dalam satu jam bukan hanya sekali sehari.

  13. Setelah Disimpan, Pastikan Data Selalu Dapat Cepat Ditemukan

    Dengan kemudahan pencarian data yang disimpan secara elektronik serta memberikan hasil yang akurat merupakan faktor terpenting untuk mendapatkan hasil maksimal dalam operasional bisnsi sehari-hari dan dalam keadaan mendesak, seperti ketika data diperlukan untuk litigasi. Jika data yang tepat tidak dapat ditemukan ketika dibutuhkan lantas apa gunanya pengarsipan data ?

  14. Milik Rencana Pemulihan Bencana Yang Teruji Secara Terus Menerus

    Semua solusi backup yang tersedia di dunia tidak akan dapat menolong anda jika data perusahaan tidak dapat dipulihkan jika terjadi bencana kegagalan sistem atau bencana alam, disini masalah pemulihan merupakan faktor terpenting terhadap manajemen penyimpanan data yang strategis dan efektif. Dengan metode backup apapun, pastikan untuk menguji sistem pemulihan bencana sesering mungkin kalau perlu lebih dari sebulan sekali.

    Para ahli menyarankan untuk melakukan pengujian disaster recovery seminggu sekali sembari meng-audit lingkungan sistem data untuk memastikan data selalu dapat dipulihkan. Selalu miliki salinan terhadap data penting perusahaan yang ditempatkan pada lokasi penyimpanan yang berbeda, baik secara online maupun ofline, baik secara aktif maupun pasif.

Kesimpulan Manajemen Penyimpanan Data:

Manajemen penyimpanan data untuk perusahaan sangat diperlukan mulai dari skalai bisnis kecil, bisnis menengah dan terutama untuk perusahaan besar yang memiliki lingkup lebih besar juga. Ketersediaan data perlu dianalisa secara berkala berdasar kepentingan, masa berlaku, dan lainnya sehingga dapat lebih menghemat ruang penyimpanan. Pengelolaan penyimpanan data yang diserahkan ke pihak lain memerlukan pengenalan mendalam terhadap perusahaan managed services tersebut. Data penting harus selalu dapat tersedia secara cepat sewaktu-waktu dibutuhkan.

Kerugian akibat kurangnya strategi manajemen penyimpanan data dapat membawa perusahaan atau instansi pemerintahan tersangkut masalah hukum untuk biaya kompensasi yang lebih besar. Audit ulang sistem data center secara keseluruhan dengan atau lakukan sertifikasi data center melalui data center certification consultant yang sudah terbukti hasilnya.

Comment (1)

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *